Demande de concession - Appel à projet ou à candidatures

 

DOCUMENTS

 

Quel type d'appel à projet ou à candidatures


1. Appel à projet ouvert :
Le soumissionnaire doit faire des propositions par rapport à un canevas de critères prédéfinis.
"Cela signifie que les soumissionnaires sont évalués dans un premier temps sur la proposition qu'ils ont faites. Mais s'ils sont lauréats, ils auront avec l'aide du Concédant à résoudre un certain nombre de chevauchements entre propositions retenues, puisque plusieurs soumissionnaires peuvent proposer une même localité.

Ces derniers devront ajuster leur proposition et le plan d'affaire, en préalable à la négociation de convention de concession, qui pour ce qui est du volume d'activités, des montants d'investissements, du niveau du montant des subvention et du coût de service resteront calés sur l'offre initiale (principe de la mise en concurrence).

2. Appel à candidature :
le Concédant a fait le choix des localités et de leur regroupement qu’il souhaite voir électrifiées par mini-réseaux ou picocentrales
Le soumissionnaire postule pour devenir concessionnaire d'un ou plusieurs de ces regroupements. L'offre initiale n'est en principe pas sujette modifications.


Processus de l'Appel


1. Processus continu
Les soumissions sont complètes à la remise et le concédant les analyse toutes pour sélectionner les concessionnaires retenus. Ce processus n'est pas applicable pour les AaP ouvert. Elle peut être précédée par un AMI permettant de faire une sélection de candidats potentiellement robustes (dans ce cas processus à deux étapes)

2. Processus à deux étapes
- une étape de préselection, conduisant à l'élimination de certains candidats (soit interne comme première étape du dépouillement, soit externe par un AMI)
- une étape de sélection des concessionnaires en devenir et de peaufinement du contenu de la concession.

 

I. Appel à projet ouvert  (voir le Guide pour un AaP ouvert à deux étages)


Phase de soumission

1. Intensifier le processus de création de partenariat - (Voir section 04 du formulaire de demande)

2. Mettre en forme la partie administrative du dossier (sections 1 et 2 du formulaire de demande de titre d’exploitation) - Pièces administratives
-       Preuve d’existence légale (inscription au registre du commerce) ;
-       Attestation de la CNSS ;
-       Attestation fiscale du pays de résidence pour l’ensemble des partenaires ;
-       Attestation de non-déclaration de faillite ;
-       Comptes d’exploitation audités pour les 3 dernières années ;
-       Liste des références corroborant la capacité technique des partenaires dans les domaines requis.

3. Développer le contenu conceptuel de votre proposition (section 03 et 05 du formulaire)

Nous avez à faire une sélection de localités et vérifier qu'elles sont éligibles.


3.1.1 Respecter scrupuleusement les critères et en cas de doute prendre l'attache de l'ABERME

3.1.2 Si vous ne pouvez pas dans cette phase avoir une approche détaillée sur toutes les localités que vous allez proposer, travaillez le détail de deux à trois localités représentatives de votre choix, pour caler au plus près vos investissments et votre approche commeciale.

3.2 Renseigner le formulaire DDES pour ces localités de référence

3.3 Arrêter la liste de votre proposition et calculer le coûts des investissements.

3.4 Préparer votre plan d'affaire en documentant:
- CAPEX
- OPEX
- Grille tarifaire (pour le calcul des recettes)
- Plan de financement (avec la demande de suvention)
- Tableur du plan d'affaire avec indicateurs (FIRR, LCOE etc.)
Une attention très particulière doit être portée par le soumissionnaire à la fourniture de données cohérentes du plan d’affaire, sur lequel le Régulateur statuera en dernier recours quant à la fixation du Tarif

3.5 Remplir la documentation relative au Genre et Inclusion Sociale et au contenu local

3.6 Par rapport au cadre logique développé par le Concédant et joint à l’AaP, préciser la spécificité de votre approche en termes de facilitation des populations en termes:
- d'accès au service
- de promotion à une utilisation économe et productive du service

3.7 Avant de soumettre, vérifier la check-liste de la section 14 du formulaire

 

Phase d'évaluation

Vous serez évaluer sur le fait que:
-       L’organisation proposée par le soumissionnaire est jugée apte à construire et géré des système EHR ;
-       Les solutions techniques de production de distribution et de vente de services électriques sont jugées pertinentes, efficaces, viables et robustes dans la durée ;
-       Les systèmes sont économiquement et financièrement viables proposant un tarif acceptable et viable pour les populations au regard du montant de subvention et d’un retour sur investissements raisonnable ;
-       Les exigences environnementales et sociales sont remplies.


Comme il y a risque de chevauchement (plusieurs soumissionnaire peuvent avoir proposé les mêmes localités), il y a besoin d'ajuster les offres.
Mais les niveaux de coûts, de tarif et de demande de subvention de votre proposition initiale reste valides pour ajuster votre proposition finale, ainsi que celui de votre retour sur investissment.

4. Visiter l'ensemble des localités de votre proposition finale (documentation des contacts établis et du redimensionnement des équipements)

5. Reviser votre plan d'affaire

6. Accélérer la procédure de certification environnementale

7. Finaliser le montage financier avec vous partenaires

8. Dernières négociations préalables à la présentation de la convention à l'ARE

9. Après avis conforme, démarrage de la phase de réalisation.


Phase de Construction

1. Préalablement au démarrage des travaux, le concessionnaire fournit la documentation finale sur:
-       La mise à disposition des terrains nécessaires à la mise en œuvre des infrastructures (titre de propriété, bail, etc., ayant reçu l’aval de la commune) ;
-       La couverture des activités par une assurance;
-       La certification environnementale avec un PGES adapté aux infrastructures construites (au plus tard avant l'inpection de conformité)

2. Le concessionnaire engage la réalisation sous le suivi technioque du Concédant

3. Une inspection de conformité de la réalisation par rapport au texte de la convention et du cahier des charges est réalisé par le Concédant assisté du Régulateur.

4 Le Concessionnaire délivre chaque année un rapport d’exploitation



II. Appel à projet fermé ou à candidature (voir le Guide pour un AaP fermé)

 

Phase d'AMI

Un AMI peut être lancé visant à établir la liste restreinte de soumissionnaires

L’AMI couvrira les sections 1, 2, 4 du formulaire d’un titre d’exploitation EHR, ainsi que les demandes des justificatifs des pièces administratives :
-       Preuve d’existence légale (inscription au registre du commerce) ;
-       Attestation de la CNSS ;
-       Attestation fiscale du pays de résidence pour l’ensemble des partenaires ;
-       Attestation de non-déclaration de faillite ;
-       Comptes d’exploitation audités pour les 3 dernières années ;
-       Liste des références corroborant la capacité technique des partenaires dans les domaines requis.

Une note conceptuelle sur la démarche et les solutions techniques et organisationnelles que vous comptez mettre en œuvre vous sera requise (15 pages)


Phase de soumission

1. Intensifier le processus de création de partenariat Voir section 04 du formulaire)

2. Mettre en forme la partie administrative du dossier conformément à l’instruction faite au soumissionnaire (voir les sections 1 et 2 du formulaire de demande de titre d’exploitation) ; si redemandé après l'AMI - généralement non

3. Développer rapidement avec vos partenaires la section 3 – Profil du Projet -de la demande de titre d’exploitation

3.1. Préparer un APS pour quelques localités que vous jugez représentatives ou pour l'ensemble des localités de la concession sur laquelle vous soumissionnez. Objectif caler la demande et les investissments

3.2 Calculer votre plan d'investissement
Le programme d’investissement que vous proposez est définitif

3.3 Préparer votre plan d'affaire en documentant:
- CAPEX
- OPEX
- Grille tarifaire (pour le calcul des recettes)
- Plan de financement (avec la demande de suvention)
- Tableur du plan d'affaire avec indicateurs (FIRR, LCOE etc.)
Une attention très particulière doit être portée par le soumissionnaire à la fourniture de données cohérentes du plan d’affaire, sur lequel le Régulateur statuera en dernier recours quant à la fixation du Tarif

3.4 Renseigner le formulaire DDES pour ces localités de référence

3.5 Remplir la documentation relative au Genre et Inclusion Sociale et au contenu local

3.6 Par rapport au cadre logique développé par le Concédant et joint à l’AaP, préciser la spécificité de votre approche en termes de facilitation des populations en termes:
- d'accès au service
- de promotion à une utilisation économe et productive du service

3.7 Avant de soumettre, vérifier la check-liste de la section 14 du formulaire

Phase d'évaluation

Vous serez évaluer sur le fait que:
-       L’organisation proposée par le soumissionnaire est jugée apte à construire et gérée des système EHR ;
-       Les solutions techniques de production de distribution et de vente de services électriques sont jugées pertinentes, efficaces, viables et robustes dans la durée de l'exploitation ;
-       Les systèmes sont économiquement et financièrement viables proposant un tarif acceptable et viable pour les populations au regard du montant de subvention et d’un retour sur investissements raisonnable ;
-       Les exigences environnementales et sociales sont remplies.

En préalable à cette phase de négociations ou au cours de celles-ci, les concessionnaires pressentis devront

4. Contacter les autorités communales pour commencer toute procédure relative au aspects fonciers et à l’utilisation du domaine public et pour la délimitation du périmètre concédé.

5. Affiner leur plan d’affaire et plan de financement sur la base et affiner votre proposition tarifaire en fonction du montant de la subvention demandée

6. Accélérer la procédure de certification environnementale avec l’ABE et le Concédant ;

7. Finaliser le montage financier avec vos partenaires et banquiers en relation avec l'octroi de la subvention

8. Négocier les derniers détails de la convention de concession avec le Concédant ;

9. Recevoir l’avis conforme du Régulateur qui vous autorise à commencer les travaux.



Phase de Construction

1. Préalablement au démarrage des travaux, le concessionnaire fournit la documentation finale sur:
-       La mise à dispositions de terrains nécessaires à la mise en œuvre des infrastructures (titre de propriété, bail, etc., ayant reçu l’aval de la commune) ;
-       La couverture des activités par une assurance.
-       La certification environnementale avec un PGES adapté aux infrastructures construites (au plus tard avant l'inpection de conformité)

2. Le concessionnaire engage la réalisation sous le suivi technique du Concédant

3. Une inspection de conformité de la réalisation par rapport au texte de la convention et au cahier des charges est réalisée par le Concédant assisté du Régulateur.

4 Le Concessionnaire délivre chaque année un rapport d’exploitation

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