Acte d'autorisation - Proposition spontanée

DOCUMENTS

• Formulaire de demande d'un titre d'exploitation EHR
• Acte Type d'autorisation
• Mémoire d'entente entre la commune et les partenaires

L'article 8 du décret 2008–415 portant réglementation de l'électrification hors réseau en République du Bénin autorise un privé, une commune et d'autres partenaires à faire des offres spontanées pour la construction et l'exploitation de systèmes d'électrification hors réseau d'une capacité totale cumulée inférieure ou égale à 500 kVA pour approvisionner des localités, des institutions et/ou des activités de la Commune.
Un mémorandum d'entente doit initialement être signé entre le promoteur ou l'exploitant et le maire de la localité où l'installation est envisagée.
Les offres spontanées sont soumises pour évaluation à l'ABERME en qualité d'autorité compétente qui après examen et évaluation concluants du dossier doit le soumettre à l'Autorité de régulation de l'Electricité pour approbation.

1.      L’idée 

Une commune disposant de moyens (coopération décentralisée), un promoteur privé (mobilisant des fonds SE4ALL), ou une ONG s'entendent sur le principe de vouloir électrifier au niveau d'une commune un certain nombre de localités ou d'institutions publiques (écoles, centres de santé, plateformes artisanale, zones de maraîchage) par des systèmes EHR. (mini-réseaux, picocentrales, kits solaires)

2.      L’idée est-elle éligible ?

Le privé ou la commune s'enquiert auprès de l'ABERME du statut des localités concernées par l'idée d'une alimentation EHR pour s'assurer que les localités sont éligibles et que la demande spontanée sera recevable.

3.      Le mémoire d’entente :

Les partenaires et la commune signent un mémoire d'entente définissant les contours du proposition spontanée (contenu : localités, institutions, activités économiques), les rôles des différents partenaires, le chef de file et les sources de financement envisagées). (voir le modèle téléchargeable)

4.      La demande d’acte d’autorisation 

Le chef de file remplit le formulaire de demande pour l'octroi d'un acte d'autorisation, qui est un acte juridique de droit privé en apportant, une attention particulière à la section 01, 02 (généralement la commune, mais également d'autres partenaires communes des ONGs ou des GIEs). (voir le modèle téléchargeable) . Pièces justificatives:
-       Preuve d’existence légale (inscription au registre du commerce) ;
-       Attestation de la CNSS ;
-       Attestation fiscale du pays de résidence pour l’ensemble des partenaires ;
-       Attestation de non-déclaration de faillite ;
-       Comptes d’exploitation audités pour les 3 dernières années ;
-       Liste des références corroborant la capacité technique des partenaires dans les domaines requis.

Télécharger le formulaire d'aide et de vérification des données techniques et financières

4.1 Conception technique Le chef de file et la commune porte une attention particulière au section 03 et 05. Outres les données du tableau de la section 03, il aura à fournir :
-       Une prévision de la demande des localités ou des institutions et zones d’activités qui seront approvisionnées (horizon 5 ans)
-       La conception des équipements de production et de distribution (centrales solaires ou hybrides, picocentrales, réseau BT, kits solaires etc.) ainsi que les plans de situation des différents équipements et leurs emprises au sol ;
-       Les modalités d’acquisition des emprises nécessaires au projet ;
-       L’estimation des coûts d’investissement et de mise en œuvre des infrastructures (CAPEX nécessaires)
-       Le mode et l’organisation de gestion des ces infrastructures et de ces équipements ;
-       Les coûts d’exploitation de maintenance et de collecte des recettes ;

4.2 Le plan d'affaires La demande inclura un plan d’affaire sur la durée de demande d’autorisation qui sera très précis sur les différents types de recettes à percevoir au regard des services produits (services électriques à des clients domestiques, administratifs, institutionnels et aux activités économiques) et sur le plan du financement (apport du privé en fonds propres, en dettes à rembourser, en accompagnement tiers, apport de la communes par des dons de coopération décentralisée, sur fonds communaux, apports de partenaires tiers) et sur la demande éventuelle de subvention qui pourra être adressée à l’ABERME/FER ou d’autres fonds d’appui au développement communal ;

4.3 Capacité de gestion Une attention particulière sera apportée par la commune et le chef de file à la section 04 de la demande traitant de la capacité de l'équipe, des partenariats et coopération, car l’acte d’autorisation est de droit privé reprenant quelques prérogatives de la délégation de service public. Il sera très important de définir le régime des biens entres les différents partenaires qui contribuent au financement.

5.    DDES

Le formulaire DDES est rempli et les démarches pour l’obtention de la certification environnementale sont entreprises dès la négociation de l’acte d’autorisation ;

6.    GIS et Contenu Local

Le chef de file devra également traiter les questions relatives au genre et à l’inclusion sociale et au contenu local du projet.

7.    Soumission

La demande est soumise á l’ABERME en tant qu’Autorité compétente qui réunit sa Commission d’Octroi des Titres d’Exploitation EHR dans le cadre légal des marchés publics. Deux cas de figures peuvent se présente, soit la demande n’inclue pas de demande de subvention, soit elle le fait.

Examen de la demande d'autorisation par l'ABERME

7.1.   Pas de demande de subvention du FER :
"La commission examine la robustesse de la proposition spontanée en termes de viabilité administrative, organisationnelle, technique, environnementale et financière. Elle vérifie que le coût de service proposé est raisonnable par rapport aux bénéfices dégagés (retour sur fonds propres des différents partenaires, rendant l’exploitation viable et équitable pour les usagers finaux et le promoteur.
Si oui, elle soumet la proposition et l’acte d’autorisation à l’approbation du Régulateur. Et le projet peut être mis en œuvre.
Si non, le chef de file et les partenaires sont invités par l’ABERME assistée du Régulateur, à amender les points de la proposition qui sont litigieux. Après accord la proposition peut être approuvée. Sans accord la proposition est définitivement déboutée. "

7.2.   Demande de subvention du FER :
Dans ce cas, la même procédure est suivie, mais l’examen de la viabilité financière et de la fixation des tarifs se fait sur la base d’un benchmark établi sur les appels à projets faits en concurrence (Pour le Bénin les projets de l’OCEF). Ici il est impératif de s’assurer que l’octroi de la subvention joue exactement le rôle souhaité, c’est-à-dire rendre viable un projet qui ne le serait pas (souvent en raison d’une tarification trop élevée, d'où la demande de subvention) en permettant un profit acceptable des partenaires. La procédure d’octroi reste identique à la précédente, c’est-à-dire après un avis conforme du Régulateur avant l’Octroi par l’Autorité Compétente.

8.    Signature

Préalablement à la signature de l’acte d’autorisation, le chef de file aura fourni une documentation univoque et ferme de son plan de financement.

9.     Levée les clauses suspensives avant le démarrage des travaux

Préalablement au démarrage des travaux, le chef de file aura fourni une documentation univoque et ferme relative à :
-       La mise à dispositions de terrains nécessaires à la mise en œuvre des infrastructures (titre de propriété, bail, etc., ayant reçu l’aval de la commune) ;
-       La certification environnementale avec un PGES adapté aux infrastructures construites
-       La couverture des activités par une assurance.

10.     Travaux

Le chef de file engage les travaux de mise en œuvre de équipements, qui feront l’objet d’un suivi de l’autorité compétente principalement dans le cas d’une demande de subvention.

11.     Suivi des travaux et inspection de conformité à l'acte d'autorisation

L’Autorité compétente et le Régulateur procède à une inspection de conformité des équipements avant de délivrer le certificat de mise en exploitation.

12.      Rapports annuels d'exploitation

Le chef de file délivre chaque année un rapport d’exploitation présentant l’évolution du plan d’affaire au gré du développement de la demande et des coûts de maintenance à réaliser. Une révision tarifaire est statutairement envisagée tous les trois ans.